10 Kesalahan Organisasi Email Terbaik yang Harus Dihindari

1. Berhenti Mengirim Banyak Email

Terkadang lebih baik menangani sesuatu secara langsung atau melalui telepon daripada menggunakan email. Anda harus belajar bagaimana mengenali situasi seperti itu jika tidak, Anda mungkin menemukan diri Anda terkubur di bawah balasan ke email Anda. Secara umum, email sangat bagus untuk menyampaikan pesan yang diformulasikan dengan baik yang membutuhkan, paling banyak, verifikasi sederhana. Ini kurang lebih cocok untuk percakapan grup tingkat lanjut di mana banyak peserta berbagi pemikiran mereka dengan orang lain.

2. Mulailah Membaca Email Anda Secara Teratur

Kami tahu bahwa hal terakhir yang ingin Anda lakukan sebelum atau sesudah bekerja adalah membaca email terkait pekerjaan, tetapi begitulah jika Anda ingin menjadi pengelola email yang efisien. Bergantung pada jumlah email yang Anda terima setiap hari, mungkin hanya perlu beberapa hari atau jam agar kotak masuk Anda mulai terisi dengan email baru yang belum dibaca. Dengan membaca email Anda secara teratur, Anda memastikan bahwa situasinya tidak pernah lepas kendali.

3. Mulai Memeriksa Email Anda Sepanjang Hari

Tidak ada alasan untuk tidak memiliki smartphone saat ini. Apa pun layanan email yang Anda gunakan, ada cara untuk membuatnya berfungsi di semua sistem operasi seluler utama. Memiliki email di telepon memungkinkan Anda membaca email baru dengan mudah sepanjang hari, yang secara drastis dapat mengurangi durasi sesi membaca email terjadwal Anda, yang pentingnya telah kami jelaskan di bab sebelumnya.

4. Mulai Menggunakan Klien Email

Layanan email berbasis web sangat bagus karena Anda dapat dengan mudah mengaksesnya dari mana saja, bahkan dari jarak jauh dari komputer pribadi Anda. Tetapi antarmuka pengguna berbasis web terbaik tidak dapat menandingi fitur dan kenyamanan klien email khusus seperti Outlook atau Mailbird. Klien email yang lebih cepat, dapat menampilkan email dari beberapa layanan email dalam satu jendela, mendukung pintasan keyboard, dilengkapi dengan kemampuan pemeriksa ejaan yang kuat, dan tersedia untuk semua sistem operasi dan perangkat.

Kami telah menyebutkan Outlook dan Mailbird, yang bisa dibilang merupakan klien email paling populer untuk Windows, tetapi ada juga Airmail, klien email untuk iPhone dan macOS oleh perusahaan Italia Bloop SRL, Postbox, klien email desktop dan pembaca feed untuk Windows dan macOS ditulis dan dijual oleh Postbox, Inc., atau Mozilla Thunderbird, klien email lintas platform sumber terbuka dan gratis yang dikembangkan oleh Mozilla Foundation, hanya untuk menyebutkan beberapa opsi yang tersedia.

5. Berhenti Berlangganan Buletin

Situs web dan perusahaan menyukai buletin email karena memungkinkan mereka mempertahankan keterlibatan dan menjual produk dengan sedikit usaha. Sementara beberapa buletin jelas berharga, sebagian besar, cepat atau lambat, akhirnya diabaikan. Anda mungkin berpikir bahwa berlangganan buletin bukanlah masalah besar — ​​lagipula, Anda selalu bisa berhenti berlangganan kemudian — tetapi pengalaman memberi tahu kita bahwa segala sesuatunya cenderung menjadi tidak terkendali lebih cepat daripada yang terlihat pada awalnya. Kami menyarankan Anda untuk berhenti berlangganan dari semua buletin sebagai aturan umum dan menggunakan saluran komunikasi lain sebagai gantinya untuk menerima informasi dari situs web dan perusahaan, seperti jaringan media sosial atau RSS.

6. Mulai Menggunakan Beberapa Kotak Surat

Mengapa hanya memiliki satu kotak surat untuk semuanya ketika Anda dapat memiliki beberapa dan menggunakan yang berbeda untuk setiap hal yang Anda lakukan. Anda dapat memulai, misalnya, dengan satu kotak surat untuk email terkait pekerjaan dan satu kotak surat untuk email pribadi. Beberapa orang suka mengambil langkah lebih jauh dan menggunakan layanan email berorientasi privasi seperti ProtonMail untuk komunikasi pribadi yang berpotensi sensitif dan layanan email gratis dan nyaman seperti Gmail untuk layanan web dan belanja online. Keuntungan lain dari pendekatan ini datang dalam bentuk keamanan yang lebih baik. Memiliki beberapa tingkat pemisahan antara berbagai aktivitas meminimalkan dampak pelanggaran email dan memberikan lebih sedikit informasi kepada peretas jahat untuk digunakan.

Leave a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *